¿Cómo hacer una base de datos de productos con filtros avanzados en Excel?

Crear una base de datos de productos con filtros avanzados en Excel es un proceso que te permite organizar y analizar la información de manera eficiente. A continuación, te guío a través de los pasos básicos para crear esta base de datos:

Paso 1: Diseño de la Base de Datos

Planificación: Antes de empezar, decide qué información necesitas almacenar sobre cada producto. Ejemplos de campos pueden incluir:

ID del producto
Nombre del producto
Categoría
Precio
Cantidad en stock
Proveedor
Fecha de ingreso
Descripción

Crear la Hoja de Cálculo:

Abre Excel y crea una nueva hoja de cálculo.
En la primera fila, introduce los encabezados de columna con los campos que has decidido.

Paso 2: Introducción de Datos

Rellenar la Base de Datos:

Introduce los datos correspondientes a cada producto bajo los encabezados adecuados.

Formato como Tabla:

Selecciona todos los datos, incluyendo los encabezados.
Ve a la pestaña “Insertar” en la barra de herramientas y selecciona “Tabla”.
Asegúrate de que la opción “La tabla tiene encabezados” esté marcada y haz clic en “Aceptar”.

Paso 3: Implementar Filtros Avanzados

Usar Filtros:

Con la tabla seleccionada, los filtros básicos ya estarán disponibles en los encabezados.
Para aplicar filtros más avanzados, ve a la pestaña “Datos” y utiliza las funciones de filtro avanzado.

Filtros Avanzados:

Si necesitas crear filtros basados en criterios más complejos, haz lo siguiente:
Copia los encabezados a un área vacía de la hoja.
Debajo de estos encabezados, introduce los criterios específicos que deseas aplicar (por ejemplo, mostrar productos con un precio mayor a 50).
Ve a “Datos” > “Avanzado”.
En el cuadro de diálogo, elige “Copiar a otro lugar” para no sobrescribir tus datos originales.
En “Rango de la lista”, selecciona toda tu tabla de datos.
En “Rango de criterios”, selecciona el área donde definiste los criterios.
Haz clic en “Aceptar” para aplicar el filtro.

Paso 4: Usar Funciones para Análisis

Funciones como SUBTOTALES:

Utiliza la función `=SUBTOTALES(9, [rango])` para calcular subtotales sobre la base de datos filtrada.
Esto te permitirá obtener sumas o contar entradas visibles después de aplicar filtros.

Tablas Dinámicas:

Para análisis más robusto, considera usar tablas dinámicas.
Ve a “Insertar” > “Tabla dinámica” y selecciona tu conjunto de datos.
Arrastra y suelta los campos relevantes para crear resúmenes y análisis detallados.

Paso 5: Protección y Mantenimiento

Proteger la Hoja:

Si múltiples personas acceden al archivo, considera proteger la hoja para evitar cambios accidentales.
Usa la función “Revisar” > “Proteger hoja”.

Actualización Regular:

Asegúrate de mantener la base de datos actualizada añadiendo nuevos productos y ajustando la información existente según sea necesario.

Estos pasos te ayudarán a crear y gestionar una base de datos de productos en Excel de manera eficiente, permitiéndote aplicar filtros avanzados para análisis más detallados.